Sternenfolge 162 – Was passiert wenn es passiert–Interview mit Ing. Thomas_Laszlo, BA

00:00:02: Stand as Creative am Plug-Dime Business Podcast, wenn du gerade grün wirst darüber nachdenkst oder schon ein bisschen länger im Business-Universum unterwegs bist.

00:00:15: In meinen wirklichen Folgen gebe ich dir Praxisneitipps zum Thema Branding, Webdesign, Datenschutz,

00:00:21: Grundverordnung, Social Media

00:00:24: und realistisches selbstständigen

00:00:26: Mindset!

00:00:27: Ehrlich, bodenständig und immer mit einer Prise human.

00:00:32: Hallihallo und einen wunderschönen Mittwoch ihr Leben!

00:00:35: Schön dass wieder mit dabei seid bei einer neuen Folge von Stern das Kreativ am Plackt.

00:00:40: Ich habe ja letzte Woche in meiner leihenhaften Art über das Thema gesprochen was passiert wenn es passiert Und weil ich der Meinung bin ihr habt euch etwas mehr Profiwissen verdient Habe ich mir heute dazu einen wirklichen Experten eingeladen.

00:00:56: Ich kenne ihn aus dem Netzwerk B&E-Kontext und finde es großartig was er macht, aber das darf ich gleich viel mehr selber erzählen.

00:01:04: Lieber Thomas schön dass du da bist!

00:01:06: Ich freue mich dass du bei uns im Podcast sitzt.

00:01:09: Danke Monika für die Einladung und Einleitung.

00:01:12: Das ist ja schon ein bisschen angeteasert was ich mache.

00:01:17: Ich erstelle Notfallpläne und zwar für plötzlich eintrittende Situationen, wo Unternehmen dann unter Umständen stillstehen würden.

00:01:26: Und ich sorge mit den Notfallplanen dafür dass sie dann trotzdem weiter funktionieren und auch ihre Kunden weiter bedienen können.

00:01:33: Das heißt das sind dann Vorwälle wie eben zum Beispiel Cyberattacken die durchaus mal vierzehn Tage Stillstand bedeuten können oder Stromausfälle Überschwemmungen Brände Tod des Geschäftsführers oder vielleicht nicht ganz so schlimm Erkrankung der Geschäftsführung.

00:01:53: Das war glaube ich das Thema ja auch von deiner Podcastfolge, also dass es gibt viele Situationen die Unternehmen plötzlich treffen und ohne Vorbereitung muss man dann plötzlich alles erfinden.

00:02:07: Und ich sage immer dem Mensch ist er ein sehr kreatives Wesen.

00:02:11: Es heißt uns fallen dann die Ideen schon ein Zum Beispiel, also wenn man jetzt sagen selber Attacke.

00:02:17: Mein Rechnungsprogramm und Kundenverwaltungsprogrammen geht nicht.

00:02:22: Denke ich mir ja jetzt habe im Morgen einen Auftrag das sollte ich dem Kunden Bescheid sagen dass sich nicht kommen.

00:02:27: aber leider sind die Kontakte hat nicht im Ding das nicht funktioniert.

00:02:32: was mache ich jetzt?

00:02:33: Das sind dann die Situationen wo es einen Unvorbereitet trifft.

00:02:39: Ich sollte etwas tun, aber ich habe die Hilfsmittel nicht dafür.

00:02:41: Die gehören vorbereitet und genau das mache ich mit meinen Kunden.

00:02:46: Großartig, dass du das sagst.

00:02:47: Ja, du hast tatsächlich recht.

00:02:48: also wir hatten ja ich habe ja letzte Woche über einen Fall gesprochen oder bzw gar nicht so viel darüber gesagt aber es ging darum, dass es Einzelunternehmer wenn man für längere Zeit ausfällt, man ja kein Backup hat.

00:03:00: Ich bin ja allein!

00:03:00: Ich bin eine ein Mann- oder ein Frau Maschinerie in allen Belangen und man macht sich im Normalfall nie Gedanken darüber.

00:03:08: Ja, also du hast ja auch mit größeren Unternehmen zu tun.

00:03:12: Ich denke mir ist das einfacher als wie für ein Einzelunternehmen.

00:03:17: oder ist es im Prinzip der gleiche Aufwand?

00:03:23: Es ist oft ein bisschen mehr Aufwand und der Ablauf ist dergleicher.

00:03:29: vielleicht für die das interessiert.

00:03:32: Was sind so meine Eckpfeiler, woran ich meine Aufwände vorabschätzen kann?

00:03:36: Weil ich gebe in der Regel auch Fixpreisprojekte ab.

00:03:41: Einerseits wie viele Standorte gibt es um die wir uns kümmern müssen.

00:03:46: Das zweite welches Szenarien sollen drin sein?

00:03:48: also eben Seibatacke Stromausfallüberschwemmung was auch immer?

00:03:52: und das dritte ist die Anzahl der Abteilungen oder die Anzahl der Leute, mit denen ich im Unternehmen sprechen muss damit ich so einen Notfallplan aufbauen muss.

00:04:03: Das heißt das kann von einem kleinen Unternehmen wenn es sehr komplex ist gleich viel sein wie für ein großes einfaches Unternehmen aber in der Regel richtet sich schon so ein bisschen nach der Größe

00:04:20: aus deiner Erfahrung raus?

00:04:21: Wie schauts denn aus mit notfallsplänen bei Unternehmern?

00:04:24: ja also Wie tun Sie sie denn damit?

00:04:30: Thomas lacht und geht es das jetzt nicht, aber er lächelt.

00:04:36: Es ist so dass in der Regel nach der Erfahrung die ich jetzt habe zwar einige schon darüber nachgedacht haben im Kopf aber noch nichts in die Umsetzung investiert haben also Unternehmen, die wirklich einen Notfallplan haben, den man als solches auch bezeichnen kann quasi aus dem Regal rausziehen sind vier Prozent, fünf Prozent der Unternehmen.

00:05:01: Und das ist nicht wirklich viel.

00:05:03: Viele glauben sie haben einen Notvoll Plan.

00:05:07: Sie haben sich ja schon Gedanken gemacht was sie dann machen aber wirklich ausprobiert und niedergeschrieben haben sie es nicht.

00:05:15: Meistens ist es ja so, dass dann genau die Wissensträger, die man braucht um das eigentlich im Kopf existierende zu machen einfach fehlen.

00:05:27: Also als Einzelunternehmer gibt's einen Wissensträger?

00:05:29: Das bin ich!

00:05:31: Ja und wenn ich mich dann halt nicht fragen kann, kommt es halt darauf an wie ist meine Dokumentation.

00:05:36: Wie habe ich Dinge abgelegt?

00:05:38: Und ich frage mich gerade weil du vorher gesagt hast Cyberattack'e.

00:05:41: Ich frag mich gerade in einer Welt wo alles ja mörderdigital wird und das wieder immer schlimmer Wo alle quasi die Cloud Code jetzt auf ihren Computer zugreifen lassen und alles so schön versteckt haben.

00:05:52: Joä aber was mache denn da?

00:05:58: Das gehört eben genau überlegt.

00:06:01: Ich gehe normalerweise in die Unternehmen rein und schaue mir eben an.

00:06:05: Die Abläufe, das heißt ich frage in jeder Abteilung was macht sie eigentlich so den ganzen Tag?

00:06:10: Beziehungsweise die Frage, die ich üblicherweise stelle ist Wenn du deiner besten Freundin oder deinen besten Freund erzählen müsstest Was du eigentlich den ganzen tag da machst in der Firma Dann erzähl mir das mal Und dann kommen wir eben drauf was da alles passiert.

00:06:26: und dann frage ich okay und was brauchst Du dafür dass du zum Beispiel eine eingehende Bestellung entgegennimmst.

00:06:33: Dann sagt er eben, ich brauche das Computerprogramm.

00:06:37: Vielleicht ein Katalog?

00:06:38: Ich brauch einen Bestellschein und muss ein E-Mail senden.

00:06:42: Und das schreibe ich mir alles auf und sage dann okay, jetzt stellen wir uns mal vor, wir haben die Cyber-Dacke und du hast dein Programm nicht.

00:06:50: der Katalog, der nur digital im Internet verhandelt ist es auch nicht da und der Bestellsschein ohne Computer irgendwie ausdruckt oder überhaupt erstellen ist schwierig.

00:07:00: Was macht man jetzt?

00:07:04: Ich bin gerade geistig durchgegangen, was ich jetzt machen könnte.

00:07:07: Also ich könnte zur Not noch meine Auftragsmap bei Osser Zahn da drinnen ist abgelegt Ausdruck das Angebot also dass schon mal die Adresse drauf das heißt und im Normalfall auch vielleicht der E-Mail oder Telefonnummer du könntest rein theoretisch den Kunden informieren.

00:07:25: Und da liegt im Normalfall auch, ich weiß nicht.

00:07:28: Je nach Auftrag halt aber wir Sittenkarte dabei damit man weiß wie es ausgeschaut und Strukturen ist.

00:07:33: also da liegen halt ein Muster uns oder bei.

00:07:35: Also ja so weit könnten wir zumindest informieren.

00:07:42: Genau das was ich gesagt habe.

00:07:43: du hast jetzt im Kopf Aber niemand außer dir würde das vielleicht können Und ich sage immer, ihr müsst davon ausgehen.

00:07:52: So einen Plan muss auch jemand ausführen können im Unternehmen der nicht alles weiß aber der weiß wie die Leute heißen oder wie auch immer Grundzüge weiß Aber dann halt vielleicht auch nicht die passenden Ideen hat.

00:08:06: Ja

00:08:06: das habe ich oft erlebt als IT-Leiter.

00:08:08: Ich war bei einer Firma die ein Filial System hatte Und wenn interviel alle das Internet ausgefallen ist oder die Computer aus welchem Grund auch immer nicht funktioniert haben, haben sie mich angerufen und gesagt wir können nicht arbeiten.

00:08:24: Was soll man tun?

00:08:26: Ich habe gesagt liebe Leute ihr habt es die alten Formulare in der Lade liegen.

00:08:30: Ihr habt einen Kugelschreiber.

00:08:31: Ihr habt ein Telefon und ein Fax.

00:08:34: wo ist euer Problem?

00:08:37: Na ja was jetzt?

00:08:39: So bin ich eigentlich dazu gekommen, dass ich damals schon als Angestellter Notfallpläne geschrieben habe um Ihnen genau zu sagen.

00:08:45: Schritt eins zwei und drei müssen jetzt erledigt werden damit wir halt weiter arbeiten

00:08:50: können.

00:08:51: Okay da liegt gleich meine nächste Frage quasi am Zungen Tableau bitte wo liegen denn dann die größten Hürden?

00:08:59: Jetzt mal abgesehen davon, dass man vielleicht sie überhaupt keine Gedanken darüber gemacht hat.

00:09:03: Aber wo siehst du die größten Hürden?

00:09:06: Vielleicht auch bei uns Kleineren, das wir uns überhaupt damit beschäftigen oder dass es einen Notfallplan gibt?

00:09:13: Ja gerade bei den kleinen Unternehmen merke ich's halt oft und jetzt auch wieder auf dieses Szenario-Geschäftsführung fällt aus einzugehen ist sehr oft das Thema, Lieferantenverträge oder was auch immer, meistens beim Eigentümer, Geschäftführer liegen und niemand darüber Bescheid weiß.

00:09:38: Weil sehr oft ist es so dass die Person vielleicht mit den kleinen Teams des Unternehmen aufbaut, das wächst und wächst aber manche Dinge bleiben bei der Geschäftsführung.

00:09:47: Und wenn man die mal aus dem Unternehmen rausnimmt dann weiß plötzlich keiner mehr wie er eben zu den Zugängen kommt angefangen also Emailsystem safe Verträge, Bankkonten.

00:10:01: Das sind alles Dinge die man einfach irgendwo dokumentieren muss.

00:10:06: Ich muss sie nicht öffentlich auflegen ich muss nicht jedem davon erzählen.

00:10:10: aber auch ich habe meinen persönlichen Notfallplan wo ich ein verklebtes Kuvert mit Unterschrift über die Kante quasi bei mir an einem definierten Platz liegen hab und meine Familie weiß Bescheid wo sie das finden und da steht dann alles drinnen.

00:10:28: Das ist das, was das Wichtigste ist.

00:10:31: Dass man sich einfach Gedanken macht wo sind eben diese möglichen Hürden wirklich jeden Ablauf einmal durchgeht und sagt je nach Szenario eben komme ich da weiter oder brauche ich dafür Ersatz für den Ablauf?

00:10:46: Das heißt, dass mit dem Covert finde ich übrigens großartig.

00:10:49: Über das habe ich noch nicht nachdacht.

00:10:50: Ich meine auch so einen Quasi.

00:10:52: Also mein Mann würde sich dann quasi um meine Sachen kümmern mithilfe eines befreundeten Freundes der aus meiner Branche kommt!

00:11:00: der dann quasi halt die technischen Sachen übernimmt und mein Mann nimmt die rechtlichen, aber im Prinzip Zugangsdaten zu Konto, Zugangs-Daten zustimmt.

00:11:11: Also das habe sogar nicht einmal ich irgendwo hinterlegt, dass es richtig ist.

00:11:15: Ja also guter Einwand danke!

00:11:18: Aber du hast den ersten wichtigen Schritt gemacht, dass du jemanden hast, der für dich als Vertretung einspringt und so wie du's gemacht hast... Das rechtlich organisatorische versus das technische, es muss ja nicht immer nur eine Person sein.

00:11:32: Es können ja dann auch Trennen von Funktionen sein.

00:11:37: Wichtig ist dass die wissen wo sie was finden.

00:11:40: also bei dir fehlt quasi der zweite Schritt.

00:11:44: Genau, weil ich denke mir... Ich könnte meinem Mann schon erklären wie es geht.

00:11:48: Aber ich glaube da brauche ich viel zu lang und das ist für ihn viel zu komplex, weil er aus einer ganz anderen Branche kommt als wenn ich jemanden mehr hole der tagtäglich mein Geschäft auch quasi kennt und weiß wie's funktioniert.

00:12:01: Ich glaub dass ist halt dann schon die bessere Lösung.

00:12:03: aber das sind wir schon beim Lösungsansatz.

00:12:05: Das heißt ich sollte mal schon überlegen Ja, dass wenn mit mir was ist.

00:12:11: Dass es zumindest noch eine externe Person gibt die sich dann um diese rechtlichen Geschichten kümmert weil ich sage jetzt mal das vielleicht technische Sachen nicht so funktionieren ist ein Punkt.

00:12:20: aber mein Unternehmen hat ja Verantwortung und Handlungsfähigkeit und das muss ja irgendwie.

00:12:26: also im schlimmsten Fall wenn ich heute sterbe muss ich auch wer meine Mitarbeiter kümmern ums abrechnen um diese Dinge.

00:12:32: Das werden wir bei meinem Buchhalter kommuniziert.

00:12:34: Also so irgendwie

00:12:37: Richtig, ja genau.

00:12:38: Und das sollte man eben gerade Kontaktdaten von wegen Buchhalter und Ähnlichem auch zusammenschreiben in diesem Notfallplan.

00:12:47: Und vorher ist mir gerade noch was eingefallen nämlich Zugang zu Konten Passwörter, E-Mailkonto und ähnliches.

00:12:56: Ich komme ursprünglich eigentlich aus der IT.

00:12:57: wir haben immer für Password Manager Tools geworben, sage ich jetzt mal.

00:13:04: Das ist der Schlüssel in der Situation weil dann brauchst du nur einen Passwort bekannt geben sagst genau dort habt ihr Zugang zu meinem Passwort Programm und da stehen alle drinnen und da kann man auch Dokumentation hinterlegen und alles mögliche.

00:13:19: also das ist da wieder ein Mehrwert den es dem bietet.

00:13:24: Also ein kleines Story aus unserem Business.

00:13:26: Tatsächlich Passwort Manager ist ja nicht nur was, was wir gut finden damit alle Zugang haben sondern das ist auch datenschutzrechtlich eine ganz tolle Sache vor allem wenn du auch Zugang so wie wir zu Webseiten unsere Kunden hast.

00:13:39: und Ich muss gestehen, das war immer super so lange ich allein war.

00:13:44: Weil da habt ihr alles gehabt und dann habe ich eine Mitarbeiterin bekommen die sich halt auch mit mir um die Webseiten der Kunden kümmert und es war ganz oft so dass sie nicht reinkam weil ich das Passwort geändert hab.

00:13:56: Und aus dieser Situation heraus habe ich mich tatsächlich jetzt einen Passwortmanager geholt ja und habe dort jetzt alles hinterlegt.

00:14:04: aber Das ist jetzt hier, da hat auch jeder unterschiedliche Berechtigung.

00:14:08: Das heißt ich müsste dann mein generales Passwort wo hinterlegen falls mit mir.

00:14:13: was ist dass man generell da reinkommt und zum Administrator kommt?

00:14:17: ja aber das ist natürlich eine super Lösung und hilft uns jetzt auch im Business Alltag natürlich hervorragend weil wenn ich jetzt wieder mal ein Passwort ändere was ich alle halbe Jahre mache dann muss sie sich nicht drüber Gedanken machen sondern kann einfach einsteigen und es ist da.

00:14:34: Ja, genau.

00:14:35: Also es sind oft diese kleinen technischen Vorbereitungen oder Hilfsmittel die es braucht damit man dann im Notfall wirklich weiterarbeiten kann also so wie ein Bestellformular statt dem Online-Formular quasi oder eben Passwort Tool damit man irgendwo einsteigen kann wo man sonst vielleicht die Passwörter gespeichert hat was ja immer wieder passiert in den

00:14:58: Plazern.

00:14:59: Eins zwei drei vier fünf sechs oder so na?

00:15:01: Am Bildschirm klebend!

00:15:03: Ja, genau.

00:15:05: Also das ist das eine.

00:15:06: und vorher hast du ja auch angesprochen was würde mit mir passieren?

00:15:12: Was würde mit meinem Business passieren?

00:15:14: Es gibt ja rechtliche Vorsorge, da ist es angesprochen also auch so.

00:15:18: Dinge wie ein passendes Testament, eine Vorsorge vollmacht für das Unternehmen sind Dinge die einfach wichtig sind sich vorzubereiten.

00:15:30: dass sind Dinge, die nicht ich mache.

00:15:32: Weil da brauchst du wirklich Rechtsbeistand.

00:15:35: Also da empfehle ich jedem mit dem Notar des Vertrauens zu sprechen und sich da entsprechend vorzubereiten.

00:15:44: Danke dass es ein echt wichtiger Punkt weil also bei uns Einzelunternehmern ist das glaube ich sogar ein bisschen einfacher als wie wenn sofern wir verheiratet sind Also wie wenn es halt ein GmbH oder so hast, da ist eine ganz andere Action glaube ich.

00:16:03: Aber nicht dass du trotz gilt das für uns alle.

00:16:06: also Vorsorge vollmacht die sicher keine blöde Idee?

00:16:09: Ja absolut wichtig!

00:16:11: Ich habe erst heute wieder bei BNI Netzwerk treffen einen Besucher getroffen der gesagt hat wir mein Namensschild gesehen hat.

00:16:21: Ah ja, das mit der Notfallplanung liegt bei mir auch gerade am Tisch.

00:16:24: Dann habe ich ihn gleich mit unserem Notar bekannt gemacht weil er gesagt hat, dass er Vorsage voll macht und Testamente sind einfach die ersten zwei Dinge, die bei mir quasi auf der Agenda stehen.

00:16:35: Lustigerweise hört man das in privaten vielleicht noch eher im Schirm.

00:16:38: also wir zum Beispiel haben ein Testament und wir ändern das auch alle paar Jahre, weil das ist ja für uns nichts was Starres sondern das passt sich einfach unserer Lebenssituation an Und das war überhaupt kein Thema.

00:16:49: Also, das hatten wir sofort am Plan aber die Vorsorge vollmacht für die Firma.

00:16:54: also das ist jetzt sogar ein Luftloch dass du mir gerade geschlossen hast.

00:17:00: Ja, absolut wichtig weil du damit auch die rechtlichen Befugnisse gegenüber Banken und Behörden bekommst oder sonst einfach extreme Probleme hast.

00:17:10: Egal wie es mal schon.

00:17:12: Partnerschaftsstatus

00:17:13: Ja, und ich stelle mir auch gerade vor wie mühsam das sein muss wenn du beim Provider auskommst willst.

00:17:17: Und da gibt er keine dann schickst ihm die Vorsorge voll macht durch und der Sache ist erledigt.

00:17:22: Genau wunderbar!

00:17:24: Das heißt was würdest du jetzt sagen?

00:17:25: Also die größten Hürden sind tatsächlich man kümmert sich gar nicht drum also weil wir es einfach nicht bedenkt.

00:17:30: oder aber was gibt's dann noch so so Hürde wo man sagt okay jetzt hat man dran gedacht aber warum kümmelt man sich denn trotzdem nicht drum?

00:17:40: Ich mein Wurscht kann seinem doch nicht sein

00:17:42: oder?!

00:17:44: Ja, das Thema, das ich natürlich auch immer wieder erlebe ist.

00:17:47: Das Tagesgeschäft überwollt einen.

00:17:50: Also daneben sich die Zeit zu nehmen, ist es eine wobei man kann das relativ gut in kleine Teile teilen.

00:18:01: also weil wir zuerst gesagt haben Notfallplan.

00:18:05: einer meiner Tipps wäre zum Beispiel es gibt Da habe ich meine Anleihe quasi genommen von der Handelskammer in Deutschland, aber den Handelskammern, weil die sind bundesländerweit organisiert.

00:18:18: Gibt solche Notfallpläne für Unternehmen?

00:18:20: Da stehen dann so Dinge drinnen, meine wichtigsten Gründen, meine wichtigen Lieferanten, meine Anlagen, meine Finanzierungen, meine Leasinggeschichten, meine Gebäude – was auch immer!

00:18:33: alles aufgezählt.

00:18:34: Das heißt, das kann ich ja mal mit der ersten Seite anfangen und dann eine Woche später mit der zweiten weiter machen wenn ich mir einmal eine Stunde Zeit habe.

00:18:43: Das muss ich nicht auf einen Rutsch machen da bin ich nicht viele Stunden am Stück beschäftigt aber ich muss mich die Zeiten natürlich nehmen.

00:18:52: Das ist mal das erste.

00:18:54: und das zweite.

00:18:55: womit manche Leute durchaus ein Problem haben ist Dinge abzugeben sich Als der einzige, der in der Lage ist das zu machen und zu fühlen.

00:19:07: Das erlebt man ja auch bei Betriebsübergaben sehr oft.

00:19:12: Da bleibt einen.

00:19:13: in dem Fall wenn man schwer krank ist oder überhaupt verstorben ist kann man nichts mehr machen aber da bleibt einem nichts anderes übrig.

00:19:20: Das heißt ich muss mich öffnen jemanden das zu übergeben zuzutrauen, vielleicht zu dokumentieren wie es gemacht gehört.

00:19:29: Jemanden einzuschulen also so wie du deinem Mann und Freund aus der Branche ist denen das mal einfach zu zeigen liebe Leute da findet ihr das und dass ungefähr die Struktur ist dir und die.

00:19:43: Du wirst ihnen das nie bis ins letzte erklären.

00:19:45: aber damit sie auch wissen das kommt auf sich zu ist schonmal wichtig.

00:19:53: Das andere ist natürlich, dass man eben auch lernt dieses Wissen abzugeben.

00:20:04: Oder was ich auch immer wieder erlebe ist die Hoffnung sag' ich jetzt mal oder der Glauben das einem eh nie was passiert.

00:20:15: und ich muss sagen ich war zu meinen Mitarbeiter damals als Abteilungsleiter echt gemein.

00:20:23: Ich habe ihnen gesagt, lieber Kollege wenn du da heute bei der Tür rausgehst.

00:20:26: Ich gehe davon aus dass nicht der Puster draußen überfährt.

00:20:30: Also dokumentier bitte um Gottes Willen alles was du tust weil sonst kann keiner weiterarbeiten.

00:20:36: hat keiner eine Ahnung dann bist du immer so ja auch gemacht.

00:20:40: aber ich hab gesagt gut ich nehme die freundliche Variante Du möchtest doch auf Urlaub gehen und nicht von mir angerufen werden in der Zeit oder?

00:20:50: Ja schon.

00:20:52: Dann habe ich gesagt, okay dann dokumentier alles was wir brauchen damit wir deine Sachen zumindest grundlegend machen können.

00:20:59: Also dieses Anhäufen von Wissen und nichts hergeben ist total kontraproduktiv.

00:21:06: Was mir jetzt gerade auffällt, wie du das so beschreibst.

00:21:08: Das sind zwei Dinge.

00:21:10: Punkt Nummer eins ist dass es sich auch als Einzelunternehmer oder Einzel Unternehmerin oder als Coach oder als LSB wass auch immer, dass er sich durchaus schicken würde einen Prozess zu haben nämlich für seine Arbeit.

00:21:24: ja das ist mal Punkt Eins weil damit durch mal leichter Dinge zu dokumentieren also wenn ich alles irgendwie immer irgendwie anders mache.

00:21:32: und Punkt Zwei was mich sofort bei deinen ersten Worten eingefallen ist.

00:21:37: Liebe Leute, ihr hört es dem Podcast jetzt schon seit drei Jahren.

00:21:40: und seit drei jahren erzähle ich euch mochtes auf Verfahrensverzeichnis weil die Datenschutzgrundordnung will das auch!

00:21:45: Und würdet ihr das machen?

00:21:47: Dann hättet ihr ein paar Punkte die du damals vorher aufgezählt habt nämlich schon beinahmt.

00:21:52: dann müsst ihr euch nämlich über das.

00:21:54: also ihr würdet euch viel leichter tun beim Notfallplan aufstellen wenn ihr das für Verfahrenserzeichnissen auch schon gemacht habt.

00:21:59: zwei da stehen nämlich wirklich viele Dinge schon drin oder sollten drin stehen ja die er dann beim Notfallplan wieder braucht.

00:22:06: Das heißt, ihr habt schon eine Überschneidung und ihr habt sich schon mal mit dem auseinandergesetzt?

00:22:13: Ja also das ist mir sofort eingeschossen.

00:22:17: Aber weil ich mich gerade überlegt habe ja okay da stehen meine Programme drin, da stehen Dinge wo welche Daten wohin gehen.

00:22:26: Da steht eigentlich alles ziemlich gut dokumentiert schon drinnen.

00:22:29: Das heisst die Brauchsinnwirklichkeit nur in den Notfallsplan übertragen und habe schon mal das erste Plattler erledigt.

00:22:37: Richtig, ja

00:22:38: genau.

00:22:39: Also jedes Stück Dokumentation hilft jeder Gedanke den man sich unternehmerisch macht um zu sagen was bedeutet Risikomanagement für mein Thema?

00:22:50: also jetzt machen wir da einen Fassel auf mit Risikomemanagement.

00:22:54: welche Risiken hat denn meinen Unternehmen?

00:22:57: Mein Ausfall, der Ausfall von Ihren Akkord-Software.

00:23:01: Die Veränderung des Geschäftsmodells.

00:23:04: Mein Homeoffice.

00:23:06: My end up oder mein Büro.

00:23:10: Weiß ich nicht... Alles Mögliche kann man sich da überlegen.

00:23:14: Da gibt es so ganze Latte und Szenarien die da eintreffen können.

00:23:21: Und darüber würde ich fragen, wahrscheinlich ist das da drin?

00:23:26: bei mir, ich wohnte in Wien quasi im Flachland.

00:23:31: Da ist es so dass sich einen Murenabgang wahrscheinlich nicht zu meiner Risikoliste hinzunehmen werde allerdings seinen Brand natürlich schon weil der kann jeden treffen.

00:23:42: und auch hier kann ich's wieder sagen Datenschutz Grundverordnung meine Lieben da sind solche Dinge auch drinnen und genau über das rede ich zum Beispiel mit meinen Kundinnen nämlich auch.

00:23:52: wir reden auch darüber wie schützt du deine Daten gegen brand?

00:23:56: Ja, was musst du machen?

00:23:58: Wo hast du ein Backup?

00:23:59: Da redet man auch über die IT-Security-Eclair-Backups.

00:24:02: Immer etwas Wichtiges!

00:24:04: Wie gegen Verlustschützen... Also alle diese Punkte hättest du da auch schon drinnen.

00:24:10: Aber ich höre schon meine kleinen Sagen.

00:24:12: Na was für mich eine Risikoabschätzung nach Gebiete.

00:24:17: Ich bin ein Einfrauunternehmen oder einen Mann Unternehmer wirklich Ja, und wie es sich gezeigt hat.

00:24:24: Gestern hat mich dann wieder jemand kontaktiert aus der Familie von der Kundin, der das passiert ist Und er hatte ihr Telefon und da stand am dritten November ein Termin mit mir drin.

00:24:35: Der hat mich gestern angerufen um mich zu informieren ob ich eh schon weiß was passiert ist.

00:24:40: Ich habe gesagt ja und er will hiermit den Termin für einen dritten Elften absagen.

00:24:44: Und ich habe gesagt danke dass es total lieb aber das ist kein Termin Sondern das war einfach die Deadline für dieses Projekt, dass wir beide hatten.

00:24:52: Und sie hat sich es eingetragen als Termin, damit Sie's nicht vergisst.

00:24:55: Aber nur so... Also das heißt, die haben momentan sehr wenig Info.

00:25:01: Sie können keine Info genug bekommen, die sie bräuchten und arbeiten sich jetzt recht mühsam durch.

00:25:07: Aus diesem Grund machen wir diese Folge heute.

00:25:09: Und aus diesem Grund habe ich die Folge letzte Woche gemacht.

00:25:12: Weil genau das ist ihr müsst daran denken Was, wenn ihr nicht könnt was die Leute und im Normalfall sonst dann wahrscheinlich Freunde verwandte.

00:25:22: Die Ehefrau der Ehepartner oder Freund.

00:25:24: Die Schwester wäre immer ja.

00:25:27: Was denen dann zur Verfügung stellt um euch zu unterstützen?

00:25:33: Ja ich meine du hast es jetzt ein bisschen sehr.

00:25:37: wie soll ich sagen?

00:25:38: Richtung Detail grad manöviert Es ist egal.

00:25:43: Jeder Gedanke, den man sich dazu macht, dem man sich vor dem Ereignis macht, ist schon ein guter Gedankel.

00:25:49: Also ich muss nicht jeden Ablauf bis ins Letzte beschreiben.

00:25:54: also so wie es jetzt bei deiner Kundin war dass ich dabei weiß welches Projekt mit welchem Inhalt und welchen Deadlines da passiert vielleicht nicht unbedingt relevant.

00:26:07: Aber eben, welche Kunden habe ich?

00:26:09: Welche Lieferanten habe

00:26:10: ich?".

00:26:11: All diese Dinge sind einfach wichtig, dass sich mir wirklich zumindest die Kommunikation ermöglicht.

00:26:16: und wenn ich Zugriff auf den Kalender hab schon noch einmal ein Checkbot sag' ich jetzt mal, wenn jemand den gut pflegt so wie deine kundensichtliche Ja dann muss man halt an und sagt Ich hab deinen Termin mit ihnen stehen.

00:26:28: Ich weiß zwar nicht worum es geht aber wir werden diesen Termin nicht einhalten können.

00:26:34: Ja, absolut.

00:26:34: Damit hast

00:26:35: du schon mehr gemacht als viele andere in der Lage sind?

00:26:40: Lass uns noch über die Kosten sprechen!

00:26:43: Also viele machen sich ja Sorgen dass das alles extrem teuer ist.

00:26:47: also bei den Kleinen zum Beispiel ist es sehr.

00:26:50: aber ich frage mich dann immer was ist ein schlimmer?

00:26:54: Naja vorher sich einfach Zeit und vielleicht ein kleines Investment herzurichten wobei es muss ja wahrscheinlich nicht immer kostenintensiv sein oder dann im Nachgang, wo ich dann muss in den Geldopf zu greifen.

00:27:08: Oder wie siehst du das?

00:27:11: Ja es hängt natürlich auch vom Szenario ab aber wenn wir jetzt bei den Einpersonen und Kleinstunternehmen mal bleiben so wie gesagt habe die Vorlagen von den deutschen Handelskammern sind gratis herunterladbar.

00:27:24: ein Test der Meinung deine Vorsorge voll macht kostet natürlich Geld.

00:27:28: Auch die unternehmerische Zeit, vielleicht diesen Notfallplan der Handelskammern auszufüllen.

00:27:33: Kontaktlisten zu schreiben sich Gedanken zu machen kostet ja etwas aber nichts.

00:27:40: in dem gehen wir jetzt mal vom positiven Fall aus und wieder dieser Thematik Krankheit des Unternehmens oder der Unternehmerin.

00:27:50: man kommt ja irgendwann zurück du kannst zurückkommen und es sind keine Kunden mehr da.

00:27:56: oder es sind zumindest Kunden, die sagen ich warte auf dich.

00:28:01: Und habe mich nicht um jemand anderem umgeschaut.

00:28:05: oder dein Team hat das trotzdem weiter bearbeiten können.

00:28:09: weil egal eigentlich welches Szenario es ist ob das jetzt eine Selbertag ist ein Stromausfall Überschwemmung Ausfall der Geschäftsleitung Die, die was von dir wollen sind, die Kunden.

00:28:22: Weil deswegen hast du als Unternehmer das Geschäft gegründet und die wollen auch weiter bedient werden.

00:28:28: Es muss nicht immer der gleichen Qualität, Geschwindigkeit oder wie auch immer sein aber sie ganz zu ignorieren ist das Schlimmste was passieren kann.

00:28:36: und da entstehen dann auch Kosten weil Du hast also unternehmer laufende Kosten Energie Personal Lager Was auch immer.

00:28:46: so wenn du keinen Umsatz gegenüberstellst Dann hast du ein großes Problem.

00:28:51: Deswegen musst du schauen, dass du weiterhin Umsatz generieren kannst in irgendeiner Form.

00:28:59: Ja das ist ein guter Punkt!

00:29:01: Ich habe es aus einer anderen Ecke betrachtet und hab mich gefragt wenn ich heute die Anzahlung geleistet habe oder gewisse Deadline habe so wie bei uns halt auf dies ja?

00:29:12: Und es verschiebt sich dann was.

00:29:14: will ich im Mindestmaß zumindest informiert werden?

00:29:16: Natürlich.

00:29:18: Ja, also dann will ich zumindest wissen okay, Tätlern wird sich nicht ausgehen weil das und es passiert ist.

00:29:23: was können wir tun?

00:29:24: Ist da eine zweite Frage.

00:29:26: aber der Grundsatz ist einmal Ich will einmal Informationen darüber haben warum wieso und wo.

00:29:31: sie jetzt ja Und ich glaube deswegen

00:29:34: sollt euch auch über genau diese Dinge Bescheid wissen.

00:29:36: welche Kunden habe ich denn aktuell?

00:29:38: wenn müsst ihr den kontaktieren?

00:29:39: Ja

00:29:41: völlig richtig.

00:29:43: Also Gut Jetzt wissen Da ist mal was tun müssen.

00:29:48: Jetzt wissen

00:29:49: wir,

00:29:49: wir sollten wirklich drüber nachdenken.

00:29:51: Thomas

00:29:52: wenn ich jetzt ein Einzelunternehmer bin kann nicht zu dir kommen oder magst du nur Große?

00:30:00: Ich hab zwar nicht Einzel-Unternehmer aber ich habe ein kleines Unternehmen mit zwei Mitarbeiterinnen und einem Geschäftsführer gehabt der sich tatsächlich darüber Gedanken gemacht hat und das auch machen wollte.

00:30:14: also es gibt schon auch solche.

00:30:17: Aber ich sage mal, Unterstützung kann man bei mir immer bekommen.

00:30:22: Ich würde dafür jetzt kein Projekt aufziehen, sag' ich mal.

00:30:26: Das sage ich lieber okay da und da findet's die Vorlagen.

00:30:28: diese zwei drei Tipps gebe ich dir.

00:30:31: gut ist.

00:30:33: Für größere Unternehmen zahlt sich es wirklich aus weil dann muss ich mit vielen Leuten sprechen Und da wird das dann wirklich zu einem Projekt, weil dann muss das auch geschult werden und muss in die laufenden Prozesse eingebunden werden.

00:30:47: Also für EPUs mache ich es nicht.

00:30:49: Ich biete es nicht offiziell an.

00:30:51: wenn mich jemand fragt dass meinem Netzwerk oder aus deinem Podcast werde ich immer gerne antworten aber ich würde da auch nie jetzt Geld groß verlangen werden.

00:31:03: Das bringt jetzt in dem Sinn nichts.

00:31:05: Und ein Formular gemeinsam auszufüllen, daneben zu sitzen und zu fragen was schreibe ich bei Kunde ABC hinein?

00:31:12: Also Schreibhilfe braucht glaube ich niemand.

00:31:16: Ja, das du recht!

00:31:18: Dann sage ich lieber Thomas Ich danke dir für deine Zeit.

00:31:25: Ich glaube es können einige doch etwas mitnehmen und wenn sie sich noch an der eigenen Nase nehmen Hast du noch irgendwas, was du mitgeben

00:31:34: willst?

00:31:37: Also vielleicht so eine kurze Zusammenfassung.

00:31:41: Gerne!

00:31:42: Jetzt gerade in Hinblick auf Kleinstunternehmerinnen und Einzelunternehmer eben dieses Thema Testament vorsorgevoll macht mal mit dem Notar zu besprechen bei einer GmbH, vielleicht auch den Gmbh-Vertrag sich nochmal anzuschauen.

00:32:01: Ein Gesellschaftsvertrag mit einem Rechtsanwalt.

00:32:05: Der nächste Schritt wäre für mich mal so wie du es eh schon auch für dich gemacht hast Stellvertreterinnen nominieren einen bis zwei drei die dann auch Bescheid wissen.

00:32:17: wenn was ist werden die Leute auf euch zukommen und sie sind dann vielleicht auch die ersten Ansprechpartner.

00:32:24: Und dann halt als nächsten Schritt diese ganzen Hilfsmittel bereitzustellen.

00:32:32: Ich habe eben gesagt, es gibt für den Ausfall des Unternehmers diese Notfallpläne der Handelskammern und sonst für andere Szenarien das Wichtigste eben schauen.

00:32:43: welche alternativen Abläufe kann ich definieren?

00:32:46: Kann ich vielleicht statt meinem Softwareprogramm einfach Bestellformular nehmen oder ein Rechnungsformular, also diese Dinge vorzubereiten.

00:32:57: Sie wirklich den Gedanken zu machen okay ich gehe jetzt jeden Ablauf durch.

00:33:00: welche Tools habe ich dann normalerweise und was mache ich wenn die ausfallen?

00:33:03: Wenn ich etwas anderes verwenden muss?

00:33:05: ja angefangen von Büro bis eben zum IT System sag' ich mal Und dann eben weil du es auch gesagt hast Kommunikation ist für mich immer ein wichtiger Schritt oder wichtiges Element in einer Krise.

00:33:21: Die Kommunikation sollte möglichst aktiv erfolgen, also nicht warten bis die Kunden anrufen und sich beschweren sondern aktiv rausgehen.

00:33:28: Und sagen ich habe jetzt als Unternehmen ein Problem und biete diese und jene Lösung an.

00:33:38: Ja Thomas das war wahnsinnig wertvoll!

00:33:42: Ich danke dir dafür.

00:33:45: Für euch ist zu sagen, Kontaktdaten vom Thomas werde ich unten in die Shortnots reintun.

00:33:51: Er hat ja gesagt wenn es Fragen habt könnt ihr ihn fragen.

00:33:55: Ansonsten Kontaktdatten sind drin!

00:33:58: Ansonst freu ich mich, wenn ihr nächste Woche wieder an euer Ohr lasst.

00:34:03: Danke euch freue mich über eine Bewertung und natürlich wie immer über eurer Feedback.

00:34:07: Ich wünsche euch einen großartigen Mittwoch.

00:34:10: eure Monika Bis zum nächsten Mal.