Sternenfolge 161 – Wenn du plötzlich ausfällst - Was passiert mit deinem Business?

00:00:00: Sternlos Creative am Plug dein Business-Podcast, wenn du gerade gründest darüber nachdenkst oder schon ein bisschen länger im Business Universum unterwegs bist.

00:00:13: In meinen wöchentlichen Folgen gebe ich dir Praxis Night Tips zum Thema Branding, Webdesign, Datenschutz, Grundverordnung, Social Media und realistisches selbstständigen Mindset!

00:00:26: Ehrlich bodenständig und immer mit einer Prise Humor.

00:00:31: Hallihallo und einen schönen Mittwoch.

00:00:34: Morgen, ich lieben!

00:00:35: Ich freue mich, dass ihr wieder dabei seid bei einer neuen Folge von Sternlers Creative Unplugged.

00:00:40: Heute habe ja Thema im Gebäck über das man eigentlich überhaupt nicht gern spricht und manchmal nicht einmal gerne darüber nachdenkt.

00:00:50: Aber ich möchte ganz gerne diese Folge trotzdem aufnehmen weil ich finde sie gehört zu Business natürlich auch zum privaten Leben, aber bei uns geht es ja um Selbstständigkeit.

00:01:04: Sie gehört zur Selbstständigkeit einfach dazu und genau deswegen reden wir darüber was passiert wenn du plötzlich ausfällst?

00:01:15: Und ich rede nicht von einer Woche ein paar Tage verkühlt sein oder sondern ich spreche davon wenn es wochenlang monatelang oder im schlimmsten Fall wenn du gar nicht mehr zurückkommst.

00:01:31: Warum nehme ich diese Folge auf?

00:01:34: Weil letzte Woche mich ein Anruf erreicht hat mit einem tragischen Vorfall, das mich sehr bewegt hat und es immer noch tut.

00:01:43: Und ich glaube es wird mich auch noch ein bisschen länger beschäftigen und bewegen aber der Anrufe hat Gott sei Dank auch ein kleines Wunder enthalten und somit hat's dann die Frage in mir ausgelöst was passiert wenn genau sowas passiert.

00:02:02: Also, lasst uns darüber nachdenken!

00:02:07: Ich weiß dass wir alle nicht gerne über unsere Endlichkeit nachdenknen aber unsere Endlichkeit ist ein Fakt.

00:02:15: Wir wissen das alle.

00:02:17: Aber wir Menschen und ich nehme mich wirklich mal wieder mal nicht aus Wir sind gut darin solche Gedanken einfach wegzuschieben.

00:02:27: Niemand möchte auch dauerhaft an Krankheit oder Tod, Unfall oder solche Dinge nachdenken.

00:02:36: Entschuldigung!

00:02:37: Ich sehe nur dass wir selbstständige Unternehmer also alles Menschen mit Kunden und Kundinnen einfach Verpflichtungen haben.

00:02:46: Wir haben Verträge abgeschlossen, wir tragen Verantwortung Und die Verantwortung hört halt einfach nicht auf nur weil wir nicht verfügbar sind.

00:02:57: Und ganz wichtig, wir müssen nicht immer gleich über unseren Tod nachdenken.

00:03:01: Aber wir müssen schon sehr wohl darüber nachdenkern was passiert wenn ich für sechs Wochen, für drei Monate, für ein halbes Jahr nicht arbeitsfähig bin aus irgendeinem Grund oder man mich nicht fragen kann.

00:03:19: Was ist dann?

00:03:22: Das heißt ich habe mir überlegt welche Fragen wir uns stellen können und wie wir uns damit auseinandersetzen können.

00:03:32: Könnte dein Business zum Beispiel geordnet pausieren, wüsste jemand, welche Kunden Kundinnen gerade auf Antwort warten?

00:03:43: Wüsste jemand, welche Rechnungen offen sind?

00:03:45: Welche Projekte angezahlt wurden oder welche Termine unbedingt abgesagt gehören.

00:03:52: Das heißt, hast du vielleicht gebuchte Workshops, hast an Kino und vielleicht ist irgendwo halt das.

00:03:59: Oder ist es auch das nur in deinem Grupp?

00:04:02: Nämlich niedergeschrieben, nämlich zu festgehalten kein Produktionsplan einsehbar.

00:04:08: denn In Wirklichkeit, wenn man in der Realität schauen ist sehr genau so.

00:04:12: Also wir Solo-Selbstständigen... Ich bin ja nicht mehr ganz solo ich habe ja meine zwei Mädels aber trotzdem viele Entscheidungen.

00:04:20: da bin ich das Nadelöhr immer noch.

00:04:23: Das heißt viele Dinge weißt nur du die hast nur du im Kopf.

00:04:27: es sind deine Systeme deine Abläufe deine Dateien deine Passwörter deine Notizen und deine Routinen.

00:04:35: Weil, wie wir alle selbstständiger wissen.

00:04:38: Wir sind der Vertrieb!

00:04:39: Wir sind das Projektmanagement... ...wir sind die Buchhaltung und Kunden-Service Technik, die Kreativabteilungen... ...die Kommunikations- und Entscheidungszentrale.

00:04:49: Also wir sind eine Einmann!

00:04:54: Eine Einmann Alles in allem Abteilung.

00:05:00: Es ist ja auch schön.

00:05:01: Also jeder, der gerne Einzelunternehmerin oder Unternehmer ist weiß wir mögen das ja auch alle aber die Freiheit hat natürlich auch Kehrseite und es hängt halt alles im Ernstfall an einem selbst also an dir.

00:05:18: nun gibt's aus meiner Sicht zwei Arten von Vorsage Und ich finde, es ist vielleicht hilfreich für dich, dass wir das einfach geworfen einander drinnen.

00:05:27: Die erste Situation ist, man fällt einfach aus für eine gewisse Zeit.

00:05:31: Also vielleicht wegen Krankheit, der Unfeuer-Operation, psychische Überlastung oder was auch immer... Du kannst da einfach nicht arbeiten!

00:05:40: Du kannst gerade nicht denken und nicht antworten und auch keine Entscheidungen treffen.

00:05:46: Dann braucht das Business vor allem ernst und als Selbstständigkeit, es braucht eine geordnete Pause.

00:05:52: Das heißt irgendjemand in deinem Umfeld, in deinim Näheren sollte wissen welche Kunden und Kundinnen müssen informiert werden?

00:06:00: Welche Termine auch gesagt?

00:06:01: Welcher Projekte sind dringend?

00:06:03: Werke hat informiert?

00:06:05: Welchen Produkte wurden vielleicht bestellt?

00:06:10: Die Kunden müssen informieren, dass die vielleicht nicht geliefert werden können.

00:06:14: ja Und wie verhinderst du vor allem, dass neue Aufträge einer kommen?

00:06:18: Dass Bestellungen oder immer einfach ins Leere laufen.

00:06:23: Hierzu auch mein Tipp und weil ich ja in meiner Branche sehr oft erlebe wenn Du Deine Website selber wartest ist es immer hilfreich das Du einen Atmen hast.

00:06:35: also der Kreative die bei Dir die die Webseite stellt hat sollte einen Atmenzugriff vielleicht haben damit er zur Not eingreifen kann.

00:06:48: Also in meinem Fall war das der Fall und ich konnte hier unterstützen und helfen.

00:06:56: Und dann gibt es natürlich die zweite Situation, über die wir noch weniger gern reden aber da kommen noch ganz praktisch andere und auch rechtliche und steuerliche und erbrechliche Fragen auf uns zu.

00:07:09: Was passiert mit dem Unternehmen?

00:07:11: Hängt an der Rechtsform an den Verträgen, der familiären Situation und deinen persönlichen Regelungen.

00:07:21: Wenn du zum Beispiel Einzelunternehmer bist – da sind wir ja alle ganz viel – dann gehört das Unternehmen laufende Verpflichtungen vermögenswärtig grundsätzlich zum Nachlass.

00:07:32: Aber ich möchte hier anmerken, ihr wisst, ich bin keine Rechtsanwältin, kein Juristin.

00:07:35: also das ist einfach nur mein momentaner Wissensstand, weil ich mich ja selber damit auseinandersetzen muss.

00:07:42: Weil ich ja selber noch Einzelunternehmerin bin.

00:07:46: Das heißt wenn es zum Nachlass gehört gibt's da verschiedene Wege aber wir können das jetzt nicht pauschal in dieser Podcastfolge lösen.

00:07:58: Wichtig ist nur dass du einfach operativ schon einiges tun kannst im Vorfeld Wenn es passiert, leichter wird für alle Beteiligten.

00:08:12: Denn die Situation ist schwer genug!

00:08:15: Ja also hier für mich dein Business Notfalls Check und das geht gar nicht darum alles mega kompliziert zu machen.

00:08:23: aber du könntest dir eine Liste aufschreiben.

00:08:26: ha da ist sie wieder die Liste.

00:08:29: Leg alles leg dir eine Notfallsmap per Notfallsordner an.

00:08:36: nenn das, wie du es auch immer nennen willst.

00:08:40: Wichtig ist nicht der klingende Name für dieses Ding sondern wichtig ist dass die Informationen, die da drin sind alle diese sind, die du eigentlich nur in deinem Kopf hast.

00:08:51: Erstens Menschen.

00:08:53: wer muss über was informiert werden wenn man dich nicht mehr erreichen kann?

00:09:00: Denk an Kundenkunden und private Menschen die im Ernstfall helfen können.

00:09:06: Schreib auf, wer ist die wichtigste Vertrauensperson?

00:09:09: Wer darf im Ernstfall Kundinnen informieren.

00:09:11: Wer kennt deine Steuerberatung?

00:09:13: Wer kennt eine Buchhaltung ?

00:09:14: Wer weiß bei welchem Hoster deine Website oder deine Kunden-Websites liegen.

00:09:19: Also in unserem Fall halt einfach ja.

00:09:21: Wer weiß wo die Zugangsdaten für deine Workshops Plattformen liegen, für den Newsletterambienter, für deinen Microsoft also alle diese Dinge?

00:09:32: Gibt es Kollegen oder Kolleginnen, die dich hier unterstützen können?

00:09:35: Also in meinem Fall gibt es Branchenkollegen und Kolleginnen, die hier helfen können um einfach vielleicht Projekte zu übernehmen.

00:09:48: Oder vielleicht einfach Daten auszuhändigen.

00:09:51: wer darf entscheiden ob Termine abgesagt werden Angebote verschoben oder ein Online Job zum Beispiel vorübergehend geschlossen wird?

00:09:59: Wer trifft diese Entscheidungen?

00:10:03: Und es geht auch gar nicht darum, alles einer Person aufzubürden sondern es geht einfach darum dass du dir einfach überlegst okay wie könntest laufen?

00:10:13: Zweitens sind natürlich die Kundenprojekte die noch da sind.

00:10:19: Du brauchst jetzt auch nicht unbedingt der komplizierte Projektmanagement Software falls du die schon hast ja auch gut aber wenn nicht dann ist es immer hilfreich wenn wir Name der Kundin Kontaktdaten, was wurde vereinbart?

00:10:35: Was wurde bereits bezahlt.

00:10:37: Was ist der aktuelle Projektstand?

00:10:39: Was wäre der nächste Schritt?

00:10:41: Gibt es ein Detail?

00:10:43: Wo liegen relevante Dateien?

00:10:44: Gilt es besondere Vereinbarungen und sensible Informationen?

00:10:48: Könnte jemand das Projekt übernehmen oder muss es vorerst passiert werden?

00:10:52: Das sind alles Dinge die wir uns zum Beispiel Diese Fragen, die wir stellen und wo auch ich eindeutig noch Nachholbedarf habe.

00:11:03: Wir haben zwar ein Projektmanagementsystem und wir tragen auch vieles ein aber aus meiner Sicht sind wir bei Weitem noch nicht konsequent genug.

00:11:14: In Wirklichkeit ist diese Liste aber nicht nur für einen Notfall wichtig sondern dieser Liste hilft dir in deinem normalen Business Alltag.

00:11:22: Also, dann der dritte Punkt Zugänge.

00:11:25: Das ist ja oft etwas was wirklich schwierig ist weil viele Unternehmer oder Selbstständige gar nicht wissen was alles innen gehört wo sie überall Zugang haben und vor allem so antworten wie ich weiß das Passwort E. das ist keine Lösung.

00:11:43: An was muss man so denken, wenn es ist?

00:12:04: Zwei Faktor-Ortifizierung und Sicherheitscodes, die dazugehörenden Telefonnummern.

00:12:10: Jäu weiß das ist ja ziemlich große Liste!

00:12:13: Was immer gut hilft, ist ein Passwortmanager.

00:12:16: Denn hier können wenn ein sicherer Notfallzugriff da ist für eine bekannte Person schon vieles eingerichtet werden.

00:12:25: Wir haben tatsächlich so einen PasswortManager, schon allein wegen Datenschutzgründen aber auch Es ist richtig eine gute Sache, denke ich.

00:12:36: Und es geht nicht nur um die Passwörter.

00:12:39: Wir haben auch heutzutage zwei Faktorortifizierungen.

00:12:42: Das ist total wichtig!

00:12:43: Also wir hatten vor einiger Zeit jetzt das Problem, dass eine Zwei-Faktorotifizierung auf ein Handy ging.

00:12:50: der Mitarbeiter war aber nicht mehr im Unternehmen.

00:12:53: Was zur Folge hatte, dass es einen Stillstand gab bei einem Projekt von über einer Woche weil man das nicht lösen konnte in einen Account gekommen ist, der dringend notwendig gewesen wäre dafür.

00:13:05: Also ihr seht es schon!

00:13:06: Das ist ja nicht nur was passiert wenn wir heute dort umfallen oder länger krank sind sondern das ist auch etwas was im normalen Arbeitsalltag zum wirklichen Problem werden kann und das gehört natürlich alles in die Überlegungen für den Ernstfall dazu.

00:13:27: Und ich wäre ja nicht Frau Datenschutz, wenn ich nichts sagen würde bitte legt's das nicht aus irgendwie eine offene Excel-Datei auf eichern Desktop?

00:13:34: Ja, sondern bitte legts das irgendwo hin wo man es nicht jeder gleich Zugriff darauf hat.

00:13:44: Sondern die richtigen Menschen für die richtige Dinge Zugriffs darauf haben.

00:13:48: ja.

00:13:49: und dann kommt der vierte Punkt nämlich Entscheidungen.

00:13:53: was soll im Ausnahmefall passieren?

00:13:56: Was darf weiterlaufen?

00:13:58: Was soll passiert werden?

00:13:59: Was sollen beendet werden?

00:14:02: Also Das sind Beispiele wieder aus meinem Alltag.

00:14:05: Natürlich soll man einen Online-Shop vorübergehend zumachen, geplanter Newsletter aussetzen?

00:14:14: sollen Kunden sofort informiert werden oder kann man noch ein bisschen warten?

00:14:19: Soll man probieren, laufende Projekte zu übergeben?

00:14:22: Oder kann man damit auch noch ein bisschen warten.

00:14:24: Welche Termine müssen absolut und sofort abgesagt werden, damit keine weiteren Kosten vielleicht entstehen oder zusätzliche Hürden?

00:14:33: Welche Verträge aus Abos müssen überprüft werden?

00:14:36: Welcher Rechnungen müssen bezahlt werden, um nicht plötzlich Determin, Hosting oder irgendwas verschwindet und aus dem System fallen?

00:14:45: gibt es Dinge, die auf keinen Fall veröffentlicht werden dürfen gelöscht oder verändert werden sollen.

00:14:51: Das sind glaube ich hilfreiche Fragen, die man sich stellen kann und das ist richtig wichtig.

00:14:58: Weil warum?

00:14:59: Vielleicht hast du einen Social Media Post geplant vielleicht hast der Werbeer anzeigelaufen.

00:15:03: Vielleicht nimmt der Shop immer noch Bestellungen an.

00:15:08: Also das sind alles Dinge.

00:15:10: Automationen können im Alter großartig sein aber Im Ausnahmefall oder im schlimmsten Fall können sie wirkliche Probleme schaffen, wenn das nicht dokumentiert ist.

00:15:23: Und hier kommt jetzt... Du musst nicht alles auf einmal regeln!

00:15:28: Weil es klingt nach ziemlich viel.

00:15:30: Aber du solltest dich hinsetzen und dir vielleicht ein-zwei Mal Gedanken darüber machen.

00:15:37: Ich sag's immer wie beim Datenschutzarmer im Jahr so eine kurze Check mit Was gibt's alles?

00:15:47: Das ist vielleicht ein Tag Arbeit, aber wenn du bedenkst, dass wirklich die meisten Selbstständigen keinen Notvollplan haben.

00:15:57: Nämlich gar keinen.

00:16:00: und nicht weil es jetzt unverantwortlich wären sondern weil unser Leben halt einfach voll von Dingen ist, die halt passieren.

00:16:11: Und Vorsorge steht manchmal ganz oben auf der Tuturliste.

00:16:20: Und Vorsorge ist Fürsorge, das heißt wenn wir vorsorgen, sorgen wir auch für andere – für die Kundinnen, für die Familie, für Geschäftspartner und Partnerinnen ja und auch schlussendlich für mich selbst.

00:16:38: Wir sind wieder bei dem Punkt!

00:16:39: Wir brauchen Struktur, wir brauchen Klarheit und wir brauchen ein bisschen weniger Wissen nur in unserem eigenen Kopf sondern vielleicht Ein bisschen mehr für alle zugänglich.

00:16:51: Also, für diese Folge und habe ich einfach nur einen Wunsch dieser Woche.

00:16:58: Nimm dir vielleicht ein bisschen Zeit.

00:17:02: Schreib diese Woche vielleicht nur eine Liste mit drei Dingen.

00:17:06: Schreibt die Namen einer Person auf, die du im Ernstfall vertraust also erstelle eine einfache Liste deiner laufenden Kundenprojekte mit Kontaktstatus und dem nächsten Schritt.

00:17:21: Und drittens, schauen auch wo deine wichtigsten Zugänge sicher hinterlegt sind damit du weißt wo sie liegen im Notfall.

00:17:30: Ich würde sagen das reicht für eine Woche oder einfach für einen Tag und immer denken man muss nicht alles perfekt machen aber man sollte anfangen denn wie das Leben einem zeigt weiß man nie wann jemand den Ausknopf drückt.

00:17:50: in diesem Sinne Die Folge dient nicht um die Angst zu machen oder um wieder den erhobenen Zeigefinger durch die Runde zu halten.

00:17:59: Diese Folge diente einfach, um dir zu helfen und dir aufzuzeigen – die blinden Flecken, die wir alle haben!

00:18:08: Und sie sich als Geschenk für dich und die Menschen um dich herum, um es in schwierigen Zeiten vielleicht manchmal ein bisschen einfacher zu machen.

00:18:18: In diesem Sinne wünsche ich dir einen wunderschönen Mittwoch.

00:18:22: Alles Liebe, deine Monika!